Organisera data

Strukturera dina data för att lättare kunna hitta och använda dem, under och efter projektet. Det behöver inte vara så avancerat, det går bra att använda enklare lösningar, men att tänka över hur man skall organisera materialet kan spara mycket tid och möda.

• Ge dina filer namn enligt en struktur som är intuitiv och/eller väl beskriven och som gärna får utgöras av uppgifter om tid, plats eller annat som är relevant för materialet. Tänk på samma sätt när du organiserar filerna i mappar, så att du enkelt vet vad de innehåller utan att behöva öppna dem. Det är också bra att fundera ut ett enkelt sätt att hålla koll på olika versioner av dina filer.
• Beskriv dina data på ett strukturerat sätt, förse dem med metadata, se till exempel Disciplinary Metadata från DCC. Det kan vara en read me-fil, en beskrivning kopplad till dokument etc. När du laddar upp filer i ett arkiv eller liknande tjänst beskriver du i ett formulär vad de innehåller, vilket genererar metadata som förklarar vad datamängden omfattar, hur den skapats och hur den analyserats. Metadatan behövs också för maskinell hantering av data, för att återfinna och kunna återanvända information och uppgifter.
• Stora datamängder som hanteras i databaser bör organiseras och beskrivas enligt gällande standarder och ofta regleras vilka som ska användas av repositoriet eller databastypen.
• Se till att spara dina filer i beständiga format som gör det enkelt att både kunna utläsa vad du gjort med datan och återanvända själva datan.